电子邮件的格式礼仪和首次写信的要点(译成中文了)188806x

在论坛有些日子了，经常发现一些xdjm对电子邮件的写法礼节不甚了解，经常有被教授回信追问从哪得知他个人情报的。还有回信率低，我想或许是不是也有格式礼节上的关系？（细节决定成败）总之使用正确的格式，礼节是只有好处，没有坏处的（咱也是礼仪之邦不是）。以下是我首次给教授写邮件前搜集的关于邮件的写法，格式，注意事项的资料，其中第10条是我个人对首次发信的内容的看法，仅供参考。 1．在开头自我介绍这是社会常识，但开头不自我介绍的学生还是相当多。＜良い例＞関西大学の見舘です。先日は申請の相談に乗っていただき、誠にありがとうございました。＜悪い例＞先日は申請の相談に乗っていただき、誠にありがとうございました。2．发信人（from）标注姓名（全名）在邮箱的设定画面「名字」或者「发信人」「from」的地方，设定象「Yoshitaka Mitate」「見舘好隆」这样的全名。这是为了让对方不打开邮件就知道是谁发来的了。邮箱的邮件一览的发信人栏如下所示。＜良い例＞見舘好隆 ＜[email protected]＞Yoshitaka Mitate ＜[email protected]＞不设定发信人（from）栏就成这样了。＜悪い例その1＞[email protected]这样就完全不知道是谁寄来的。其中，也有买电脑时只设定姓或名，或者昵称的人。结果就成以下这样。＜悪い例その2＞ウタダ ＜[email protected]＞Hikaru ＜[email protected]＞Hikki ＜[email protected]＞只设姓还好，若只发昵称或名的话，那是相当丢脸的。3．第一次发邮件，最好写明给什么部门的谁邮件和信最大的区别在于不用写时令的寒暄。拝啓＆敬具、前略＆草々都不用写（寒暄是必要的。如“お世話になっております”等）。但是，和信表面同样，最好在开头明记是发给哪个部门的谁。第2次可省。但是，如果该邮箱是共用的话，必须在文章开头注明是发给谁的。＜例＞○○大学 ○○研究科教授　○○　○○様はじめまして。関西大学文学部史学地理学科4年生の、見舘（みたて）好隆と申します。4． 标题（件名。Subject）为本文内容的简单归纳「研究生申請について」「１次面接の感想とお礼」「研究生申請の件」等等，邮件正文开始前就能明白大概内容的标题。「質問です」「相談です」「よろしく！」这些标题完全令人费解。5．一行的字数为全角35字（半角70文字）以内，然后为了便于阅读换行总之一行太长的话难以阅读。考虑到便于阅读，请换行。另外，邮箱设定中可以设定一行的字数。＜良い例＞関西大学の見舘です。先日は就職の相談に乗っていただき、誠にありがとうございました。御社での仕事内容や仕事の現実などを詳しく知ることができ、大変ためになりました。さらに御社への熱意を高めることができました。＜悪い例＞関西大学の見舘です。先日は就職の相談に乗っていただき、誠にありがとうございました。御社での仕事内容や仕事の現実などを詳しく知ることができ、大変ためになりました。さらに御社への熱意を高めることができました。6．首次发邮件必须写明“从哪知道的” 如果不写明就非常奇怪。因为个人情报泄露非常普遍。例：ＯＧの山田さんにご連絡先をお聞きしました。　　有楽町支店の佐藤さんにご連絡先をお聞きしました。　　ホームページを見てメールを書かせていただきました。 7尽可能短太长就不想读了。 8．尽可能设定为文本形式最近HTML形式的邮件增多，但也有讨厌HTML形式的。没必要特别惹怒对方，为了万一还是用文本形式比较安全。而且HTML形式回信时有可能没法直接引用。 9．署名请在文章最后写上姓名・学校名・住址・电话号码・手机号码・邮箱地址。不写这些的学生很多，让我很惊讶。署名可以代替名片，从对方得到回信的可能性增高。署名可以在邮箱简单设定。＜署名の例＞*********************************************関西大学　文学部　史学地理学科４年見舘　好隆（みたて　よしたか）〒123-4567○○県○○市○○○○○○1-23-45自宅TEL：03-1234-5678携帯TEL：090-1234-5678e-mail：[email protected]********************************************* 10.个人觉得首次给教授邮件的要点1）介绍个人情况（大学，成绩，经历，证书等，文体等不必要的方面不用说）2）恭维教授在该领域研究的成就3）谈个人志向与教授研究的结合点（即说明为什么找他而不是别人，换专业的最好给出令人信服的理由，以及大学期间自学或选修过这方面什么课程，或者相关的活动）4）表达对该教授的诚意，最好达到让教授感到非此他莫属的境界个人觉得研究计划，简历第一次没必要发，首次发信要简明扼要，有需要的话教授会问你要的。[此贴子已经被作者于2006-11-8 10:39:05编辑过]